Преимущества и недостатки подключения электронного документооборота
Электронный документооборот (ЭДО) обеспечивает предприятиям возможность обмена документацией и подписи документов в режиме онлайн. Давайте разберем плюсы и минусы этой системы и проанализируем, почему она обрела такую популярность.
Недостатки электронного документооборота
Переход на электронный документооборот влечет за собой определенные трудности, к которым можно отнести следующие моменты:
● Требуется разработать бизнес-процессы для работы с системой электронного документооборота и внести соответствующие изменения. Впрочем, поскольку подобные документы являются стандартными, их подготовка не должна занять много времени.
● Необходимо обучение сотрудника работе с обновленной системой. Зато за помощью по большинству технических аспектов можно обратиться в службу поддержки поставщика услуг электронного документооборота.
● При необходимости работы с контрагентами, использующими услуги других провайдеров электронного документооборота, потребуется учесть роуминг между системами.
Некоторые не хотят внедрять эту систему, потому что боятся дополнительных затрат. Однако узнав, сколько стоит подключить ЭДО, меняют мнение.
Преимущества электронного документооборота
Электронный документооборот вносит изменения в уже существующие бизнес-процессы и делает их эффективными. Благодаря внедрению ЭДО, процессы значительно ускоряются, позволяя согласовывать, подписывать и отправлять документы в считанные секунды. При этом основная логика работы отдела остается прежней. Сотрудники, которые ранее занимались документацией в бумажном виде, продолжают выполнять свои обязанности, теперь уже работая с документами в электронной форме.
В рамках системы ЭДО документы подписываются контрагентами с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП). Она равноценна собственноручной подписи, что обеспечивает законность и юридическую силу электронных документов. Такой механизм работы повышает безопасность обмена файлами.
Кроме того, ЭДО позволяет сократить затраты компании. С переходом на цифровой формат документов устраняется необходимость в трате средств на курьерские доставки или приобретение бумаги, папок, чернил для принтера и других расходных материалов. Это позволяет сократить расходы, связанные с документооборотом.
Данные преимущества способствуют отказу компании от бумажных вариантов документации в пользу электронной версии.